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DRSマイナンバー制度対策ソリューション

マイナンバーとは

マイナンバーとは、住民票を有する全ての方に付与される12桁の番号で、「行政の効率化」「国民の利便性向上」「公平・公正な社会の実現」を目的とした制度です。

マイナンバーは平成27年10月以降、国民の皆さま一人一人にマイナンバー(個人番号)が通知され、平成28年1月から「社会保障」「税金」「災害補償」の行政手続きで使われます。

公平・公正な社会の実現、行政の効率化、国民の利便性の向上
内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度」より

民間事業者も税と社会保障の手続きでマイナンバーを取り扱います

民間事業者は、従業員の健康保険や厚生年金などの加入手続き、給与の源泉徴収票や給与支払報告書の作成を行っており、それらの手続きを行うためにマイナンバーが必要になります。

民間事業者は法で定められた事務でマイナンバーを使用します。
内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度」より

民間企業の皆さまへ

マイナンバー(社会保障・税番号)は民間事業者も準備が必要です。
これまで個人情報保護法の適用対象外とされてきた小規模事業者にもマイナンバー法は適用されます。
具体的には、従業員の健康保険や厚生年金等の社会保障関係の申請手続きや、源泉徴収票等の税務関係の申告書作成の際にマイナンバーの記載が必要となります。

民間事業者における個人番号取扱対象事務の範囲

民間事業者では、健康保険組合、企業年金事業者等と協議の上、個人番号を取り扱う対象事務の範囲を明確化することが必要になります。また、個人番号を取り扱う対象事務について、具体的な処理の仕方、業務運用フロー等を整理する必要があります。

主な届出書等の内容 提出期限
職員の給与所得の源泉徴収票作成 最初の提出期限:2017年1月末
報酬等の支払調書作成 2016年1月以降
健康保険、厚生年金保険、
雇用保険の資格取得届作成等
2016年1月以降

民間事業者における3つの制限

(1)利用の制限
マイナンバーは、法律に規定された社会保障・税および災害対策に関する事務に限られています。
(2)提供の制限
社会保障・税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることが可能です。法律で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
(3)収集・保管の制限
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集してはなりません。

民間事業者における2つの措置

■本人確認の措置
マイナンバーを取得する際、他人のなりすまし等を防止するため、本人確認は厳格に行う必要があります。
■安全管理の措置
特定個人情報ガイドラインに基づき、以下の6つの安全管理措置を整備する必要があります。
〜6つの安全管理措置〜
①基本方針の策定 ②取扱規程 ③組織的な措置 ④人的な措置  ⑤技術的な措置 ⑥物理的な措置

詳細はこちら

民間事業者は次のような準備が必要です

社内規定整備

社内におけるマイナンバーの適正に扱うための社内規定づくりをするとともに、社内研修をする等し、従業員にマイナンバーの取り扱いにあったっての注意換気をしていくことが必要です。

基幹システム対応の課題

マイナンバーに対応したシステムの開発や改修をする必要があります。

取得・利用・提供の課題

民間事業者によるマイナンバーの取得は、法律に規定された社会保障・税・災害対策に関する事務に限定されます。取得の際には予め利用目的を特定して通知、または公表することで、本人などに対してマイナンバーの提供を求める事ができます。

<特定の例> 「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」
<通知または公表> 社員へメール等での通知、社内掲示板への掲示、イントラネットの公表

マイナンバーの利用・提供についても取得と同様に、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限ります。

保管・管理・破棄の課題

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管する事は認められていません。社会保障や税に関する手続書類を処理する必要がなくなり、保管義務期間を経過した場合は、破棄又は削除しなければなりません。退職者などのデータや権限を削除する体制・しくみが必要です。

安全管理措置

事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。 また、従業者に対する監督を行う必要があります。

内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度」より

事業者のためのマイナンバー 準備スケジュール

従業員のマイナンバーをシステム化させ稼働させるためには、事前準備をスケジュールを立て進めていき、2016年1月から始まるマイナンバー 制に対応していくことが重要になります。
DRSマイナンバー制度対策ソリューション
弊社では、マイナンバー対策をされる事業者様に向けて、スムーズに対策の準備が進められるよう、下記のサービスを提供しております。
マイナンバー制度に関するコンサルティング
社内のマイナンバー対応に関する会議への出席・助言
マイナンバー制度に関する規程類の作成の支援
社内におけるマイナンバー制度に関する講演

法令及びガイドラインに基づく規定書類の作成等の支援

  • 制度導入チェックリスト
  • 特定個人情報保護規定(中小企業事業者向け)
  • 特定個人情報委託契約書
  • 利用目的通知書
  • 個人番号通知書兼個人番号利用目的同意書、および本人確認書類送付のお願い
  • マイナンバーに関するお願い(顧客)
  • マイナンバーに関するお願い(従業員)
  • 特定個人個人情報の取得・入力・利用・出力・廃棄状況の記録表
  • 民間事業者に認められる本人確認方法の一覧表

マイナンバー(社会保障・税番号)は民間事業者も準備が必要です。これまで個人情報保護法の適用対象外とされてきた小規模事業者にもマイナンバー法は適用されます。DRS株式会社では、マイナンバー制度に対するソリューションを提供します。お気軽にご相談ください。

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